1. Tiêu chuẩn 5S là gì?

Tiêu chuẩn 5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học. 5S là từ được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật là seiri ( 整理), seiton( 整頓), seiso (清掃), seiketsu (清潔), shitsuke (躾 ) và được hiểu theo tiếng việt và tiếng anh lần lượt là sàng lọc( sort), sắp xếp (set in order), sạch sẽ (standardize), săn sóc (sanitize), sẵn sàng (self-discipline) .

  • Seiri ( Sàng lọc): là lựa chọn các vật dụng cần thiết và loại bỏ các vật dụng không cần thiết tại không gian làm việc để có không gian gọn gàng.
  • Seiton ( Sắp xếp): là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và theo một trật tự để việc sử dụng được tiện lợi và giúp cho việc tìm kiếm nhanh chóng hơn.
  • Seiso ( Sạch sẽ ): là việc quét dọn và vệ sinh không gian làm việc để có một môi trường sạch sẽ không còn bụi bẩn và rác.
  • Seiketsu ( Săn sóc ): là luôn săn sóc và giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ để đảm bảo sức khỏe mọi người. Bên cạnh đó đảm bảo cho 3 việc sàng lọc, sắp xếp và săn sóc sẽ được diễn ra thường xuyên.
  • Shitsuke ( Sẵn sàng ): là tạo thành một thói quen tự giác làm việc để duy trì môi trường làm việc một cách khoa học và thuận tiện nhất.

Tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ xứ sở hoa anh đào Nhật Bản và được sử rộng áp dụng thành công ở nhiều công ty và tổ chức trên khắp thế giới. Hiện nay phương pháp quản lý 5S đặc biệt được các doanh nghiệp sử dụng kho hàng áp dụng trong việc quản lý kho hàng một cách khoa học và tạo thành thành một thói quen, tạo nên một môi trường làm việc nghiêm túc và an toàn.

2. Vận dụng tiêu chuẩn 5S vào việc quản lý kho hàng

Kho hàng cần phải quản lý một cách khoa học thì việc công việc trong kho mới diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Vì vậy việc vận dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng là một giải pháp nên được sử dụng. Tiêu chuẩn 5S được áp dụng trong kho theo các bước như sau:

2.1 SEIRI (Sàng lọc): Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại thông minh

Tiêu chuẩn 5S bắt đầu áp dụng trong kho hàng từ bước sàng lọc. Với hàng hóa khi đưa vào kho hàng phải được kiểm tra và xem xét phân loại một cách kỹ lưỡng mới được đưa vào hệ thống kho phù hợp. Bên cạnh đó, sàng lọc loại bỏ những thứ hư hỏng, cũ kỹ không dùng đến và không cần thiết ra khỏi kho hàng và giữ lại những thứ cần sử dụng. Việc sàng lọc phải được diễn ra một cách cẩn thận và chi tiết để tránh loại bỏ những thứ có giá trị và còn sử dụng ra khỏi kho hàng. Tiêu chí sàng lọc là tiền đề giúp cho các tiêu chí về sau dễ dàng thực hiện hơn. Với các kho hàng, việc sàng lọc nên thực hiện từ 1-3 tháng/ lần sẽ mang lại hiệu quả đáng kể cho công việc của nhân viên.

2.2 SEITON (Sắp xếp) : Sắp xếp bố trí lại khu vực làm việc

Sắp xếp được xem bước hợp lý hóa trong tiêu chuẩn 5S và phải đáp ứng các tiêu chí “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại” thì việc sắp xếp kho hàng mới khoa học. Đây được xem là một tiêu chí quan trọng trong việc quản lý kho hàng. Mọi thứ từ hàng hóa hay thiết bị, vật dụng trong kho phải được sắp xếp ngay ngắn và gọn gàng, đúng vị trí và dễ dàng tiếp cận nhất.

Khi sắp xếp kho hàng trong kho nên dùng những công cụ để hỗ trợ như bảng hiệu, giấy chi chú, dán nhãn để phân biệt được các vị trí đặt hàng hóa. Sắp xếp những hàng hóa thường xuất nhậpgần lối đi để dễ dàng lấy khi cần, những hàng hóa nhẹ thì đặt trên cao và có trọng lượng nặng thì sắp xếp vào các tầng dưới. Việc sắp xếp trong kho hàng giúp tiết kiệm thời gian soạn hàng, dễ dàng lấy ra và trả lại, đồng thời giúp tối ưu diện tích cho kho.

 2.3 SEISO (Sạch sẽ): Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, thường xuyên kiểm tra thắt chặt

Tiêu chí sạch sẽ trong tiêu chuẩn 5S rất đề cao vấn đề vệ sinh không gian làm việc. Vì vậy đối với kho hàng cần phải thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng và hợp lý. Một không gian làm việc bừa bộn và bụi bẩn không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe mà còn làm năng suất làm việc bị suy giảm đi rất nhiều. Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch tổng vệ sinh trong kho và xung quanh kho theo định kỳ, để đảm bảo năng suất làm việc và hàng hóa được bảo quản tốt nhất và an toàn.

2.4 SEIKETSU (Săn sóc): Duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ và ngăn nắp

Săn sóc được coi là bước chuẩn hóa và giám sát cho 3S nêu trên được thực hiện xuyên suốt. Các doanh nghiệp cần phải có những quy định cụ thể để nhân viên có trách nhiệm hơn cho kho hàng và hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi dành tặng các phần thưởng cho các nhân viên thực hiện tốt những quy định và khích lệ tinh thần để tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp.

2.5 SHITSUKE (Sẵn sàng): Sẵn sàng hình thành thói quen và thực hành

Sẵn sàng là tiêu chuẩn cuối cùng của tiêu chí 5S trong quản lý kho xưởng đặt ra cho mỗi cá nhân. Mỗi nhân viên cần phải luôn luôn sẵn sàng thực hiện tốt các nhiệm vụ một cách tự giác và có trách nhiệm. Để nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của 5S và chủ động thực hiện xem công việc của kho là công việc của mình, từ đó sẽ cố gắng hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Để vận dụng các tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho một cách thành công thì cần sự tham gia của tất cả mọi người. Bí quyết thành công của 5S là tạo ra được môi trường khuyến khích mọi người tham gia và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn. Bên cạnh áp dụng các tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho thì bạn có thể tham khảo thêm 20 kinh nghiệm hay về cách sắp xếp kho hàng khoa học và tối ưu để hỗ trợ thực hiện tiêu chuẩn 5S dễ dàng hơn.

3. Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn 5S vào hoạt động của kho hàng. Thời gian đầu sẽ gặp một số khó khăn trong việc triển khai cho toàn hệ thống. Tuy nhiên khi mọi thứ đã được vận hành tốt, thì hiệu quả mang lại của tiêu chuẩn 5S là vô cùng lớn:

  •  5S giúp nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên trong kho hàng
  •  Khi áp dụng 5s không gian làm việc trong kho trở nên sạch sẽ và ngăn nắp, khoa học hơn.
  • Dễ dàng và thuận lợi trong việc di chuyển và đồng thời tiết kiệm được thời gian trong quá trình làm việc.
  • Tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và nâng cao chất lượng công việc hơn.
  • Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn đem lại sự an tâm cho nhân viên và khách hàng khi đến với kho hàng của bạn.
  • Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc trong kho khi sử dụng.
  • Giúp tạo nên một môi trường làm việc có tính kỷ luật hơn từ đó đòi hỏi nhân viên phải hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất.
  • Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên làm việc trong kho và phát huy sáng kiến đóng góp cho công ty hơn.
  • Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh khi áp dụng tiêu chí 5S vào việc quản lý.
  • Mặt bằng kho bãi được hợp lý hóa giúp việc xuất nhập hàng hóa ra vào kho dễ dàng và thuận tiện.
  • Nhân viên nhận thức được công việc mà mình cần phải làm và hoàn thành một cách nhanh nhất.
  • Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty đối với khách hàng.
  • 5S giúp loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người.

Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản nên được các công ty, doanh nghiệp tin dùng, tạo nên một chu trình quản lý kho hàng tốt nhất. Bên cạnh đó tạo nên một môi trường sạch sẽ, an toàn, tập thể thân thiện cởi mở, năng suất tốt, nhân viên nhiệt huyết với công việc. Từ đó nâng cao hình ảnh công ty và giúp cho việc kinh doanh của công ty ngày càng phát triển hơn.