Doanh nghiệp bạn đang có rất nhiều hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ quan trọng. Với số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng lớn nên ảnh hưởng đến quá trình xuất tra cứu hồ sơ vì không gian lưu trữ hạn hẹp. Do đó công ty kho vận SEC cho ra đời dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu một giải pháp lưu trữ an toàn, tiện lợi, tiết kiệm cho các doanh nghiệp.
DỊCH VỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CHO DOANH NGHIỆP
Với hệ thống kho lưu trữ hồ sơ hiện đại tại Hà Nội, chúng tôi đem đến cho khách hàng một giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu hoàn hảo với không gian phù hợp. Dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp của chúng tôi giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc sắp xếp hay phân loại hồ sơ và lưu trữ.
Chúng tôi luôn đề cao tiêu chí bảo mật, an toàn và tiện lợi khi cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu cho khách hàng. Thông qua quy hoạch hồ sơ chuyên nghiệp, việc quản lý trở thành rất dễ dàng, các yêu cầu xuất nhập, trích xuất hồ sơ đều được chúng tôi đáp ứng nhanh chóng nhất cho bạn.
Hình ảnh mang tính chất minh họa
CÁC LOẠI HÌNH KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA KHO VẬN SEC
Hiện nay, SEC Warehouse đang cung cấp 2 loại hình kho lưu trữ hồ sơ tài liệu. Tùy nhu cầu mà khách hàng có thể tùy chọn loại kho phù hợp nhất:
Loại hình kho chung:
Loại hình kho chung giúp khách hàng tiết kiệm chi phí tối đa. Hồ sơ sẽ được sắp xếp, đóng gói và đánh dấu cụ thể trong các thùng hồ sơ. Sau đó xếp ngay ngắn trên hệ thống ô kệ tiêu chuẩn của nhà kho chung. Khách hàng có thể tăng giảm không gian thuê dễ dàng phù hợp với nhu cầu thực tế.
Dù là kho chung nhưng hồ sơ của quý khách được lưu trữ trên các ô kệ riêng biệt, đánh mã số cụ thể. Đồng thời được được quản lý bằng đội ngũ chuyên nghiệp, kiểm soát hồ sơ nghiêm ngặt, để luôn đảm bảo về số lượng, không bị thất lạc. Việc trích lục hồ sơ cũng được hỗ trợ nhanh chóng, tiện lợi và chuẩn xác.
Loại hình kho mini tự quản:
Nếu doanh nghiệp muốn thuê một nhà kho riêng để chứa hồ sơ của doanh nghiệp, kho vận SEC cũng sẵn sàng đáp ứng. Theo đó, mỗi kho mini tự quản có diện tích tối thiểu 10m2, và có thể tăng cường theo yêu cầu. Mỗi kho mini đều có thiết kế kiên cố, bảo mật với cửa cuốn tiện lợi, nằm trong quần thể kho chung và được bảo vệ vòng ngoài 24/24 bởi bảo vệ và camera giám sát.
Mỗi kho đều có trang bị khóa riêng để khách hàng chủ động quản lý. Quý khách có thể ra vào lưu trữ, trích lục hồ sơ một cách tiện lợi.
ƯU ĐIỂM CỦA DỊCH VỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ
- Kho lưu trữ rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ và hiện đại:
Với hệ thống kho ở Hà Nội nằm tại trung tâm thành phố nên sẽ giúp việc di chuyển nhanh chóng. Không gian lưu trữ rộng rãi có sức chứa được rất nhiều hồ sơ, tài liệu. Kho được đầu tư hệ thống thông gió, hệ thống hút ẩm, hệ thống điều hòa, nền kho cao ráo để đảm bảo an tài liệu được lưu trữ hồ sơ tốt nhất.
- Chi phí dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu tiết kiệm nhất:
Đối với kho chung, khách hàng sẽ chỉ chi trả chi phí giá cước thuê kho dựa trên số lượng thùng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ kho. Đối với kho mini, quý khách có thể thoải mái chất xếp, bố trí số lượng hồ sơ theo mong muốn. Bạn sẽ không chi trả bất cứ chi phí phát sinh khác như chi phí điện, nâng cấp kho,..
- Hồ sơ, tài liệu khi lưu trữ trong kho được cam kết an toàn và bảo mật nhất:
Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của chúng tôi được bảo vệ và có trang bị camera theo dõi và giám sát 24/24. Kho được lắp đặt hệ thống PCCC hiện đại, mọi tình huống bất thường đều được kiểm soát ngay. Đối với kho chung, mỗi thùng hồ sơ, tài liệu được dán mã vạch và niêm phong chỉ khi có yêu cầu của khách hàng thì mới được mở thùng hồ sơ. Đối với kho mini, chỉ duy nhất khách hàng có chìa khóa quản lý, không ai khác có thể xâm nhập.
- Linh hoạt được không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu:
Nếu lượng hồ sơ bạn muốn lưu trữ nhiều, chúng tốt luôn linh hoạt diện tích lưu trữ phù hợp với số lượng hồ sơ. Bạn không phải quá lo lắng không đủ không gian để lưu trữ mọi nhu cầu của bạn chúng tôi luôn đáp ứng nhanh chóng nhất.
- Hỗ trợ báo cáo xuất nhập tồn về số lượng hồ sơ đang lưu trữ:
Khách hàng không phải mất thời gian vào việc kiểm kê hồ sơ, tài liệu trong kho từng tháng sẽ là bao nhiêu. Mọi công việc chúng tôi đã thực hiện cho bạn, hằng tháng sẽ có báo cáo hàng tồn xuất nhập để bạn nắm bắt được số lượng hồ sơ, tài liệu của mình. Lưu ý, việc báo cáo xuất nhập tồn chỉ hỗ trợ trong trường hợp thuê kho chung. Đối với kho mini, khách hàng sẽ tự quản lý hồ sơ tài liệu của mình.
QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA CÔNG TY KHO VẬN SEC
Bước 1: Thu thập hồ sơ:
Qua thông tin mà khách hàng muốn sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn về cách thức cũng như chi phí tương ứng với số lượng hồ sơ của khách hàng. Nếu bạn muốn cung cấp thùng hồ sơ để đóng gói hoặc thuê nhân đóng gói chúng tôi sẽ thực hiện thay bạn.
Bước 2: Bảo quản và lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ của khách hàng sẽ được lưu trữ an toàn tại kho trên các kệ sắt và được sắp xếp một cách ngăn nắp và khoa học để dễ dàng tìm kiếm nhất. Hồ sơ, lưu trữ sẽ được đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách hàng thông bảo hệ thống kho hiện đại và an ninh nhất.
Bước 3: Tra cứu hồ sơ:
Khi bạn có yêu cầu tra cứu hồ sơ, khách hàng chỉ cần gửi yêu cầu qua email. Chúng tôi sẽ lấy các thùng hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu và trực tiếp trả lại cho bạn.
Bước 4: Tiêu hủy hồ sơ:
Các hồ sơ, tài liệu khi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật. Hai bên sẽ thống nhất để tiến hành tiêu hủy hồ sơ bằng cách cắt nhỏ hoặc thiêu đốt.
ƯU ĐIỂM KHO HÀNG CỦA CÔNG TY KHO VẬN SEC
- Hệ thống kho bãi chuyên nghiệp, cơ sở hạ tầng hiện đại: với hệ thống pallet chất lượng cao, xe nâng hạ hàng hóa, hệ thống PCCC đạt chuẩn, Camera an ninh bảo vệ 24/24.
- Đa dạng loại hình dịch vụ lưu trữ: chúng tôi chuyên cung cấp nhiều dịch vụ kho với đa dạng nhu cầu khác nhau như: kho chung, kho mát, kho tự quản, kho lưu trữ hồ sơ tài liệu…
- Dịch vụ trọn gói với nhiều tiện ích đi kèm như: bốc dỡ hàng hóa, xe nâng hạ, đóng gói, vận chuyển, kiểm soát và báo cáo tồn kho…
- Vị trí kho bãi thuận lợi: Kho được xây dựng ở các trục đường chính lớn, xe cont thoải mái ra vào, và không bị cấm giờ.
Chúng tôi là CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KHO VẬN SEC một doanh nghiệp tiên phong tại Việt Nam chuyên cung cấp giải pháp lưu trữ thông minh tại thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh với các dịch vụ lưu kho đa dạng như: Dịch vụ kho chung, Dịch vụ kho tự quản, Dịch vụ kho mát và Dịch vu lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị thuê kho uy tín hoặc cần tư vấn bất kỳ thông tin nào về dịch vụ. Hãy liên hệ ngay qua số hotline 0949.66.88.75 với Công ty kho vận SEC ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá chi tiết.