Doanh nghiệp bạn muốn vượt lên các đối thủ cạnh tranh cùng ngành? Ngoài đầu tư vật chất và nghiên cứu các chiến lược phát triển, thì yếu tố nội tại của doanh nghiệp vẫn đóng vai trò then chốt. Đó là quản lý nhân sự, quản lý phương án kinh doanh hợp lý, quản lý kho hàng hóa,…Việc quản lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự phát triển bền vững của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào hoạt động của kho hàng với các phương pháp quản lý phổ biến. Căn cứ vào đó bạn có thể chọn lựa những phương pháp quản lý kho hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình!

1. Khái niệm quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng bao gồm các công việc vận hành trong kho hàng, từ tổ chức, sắp xếp và giám sát cho đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa.

Việc quản lý kho hàng giúp chủ doanh nghiệp có thể cập nhật tình hình kinh doanh hiệu quả. Bên cạnh đó còn nắm bắt được chất lượng và số lượng hàng hóa hiện đang lưu trữ trong kho. Thông qua đó để có kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập khẩu sao cho hợp lý và đảm bảo ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa trên thị trường.

Việc quản lý kho nếu được thực hiện xuyên suốt và khoa học còn giúp tăng cường sự an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp về lâu dài.

2. Các phương pháp quản lý kho hàng 

Để đạt được hiệu quả cao thì việc quản lý kho hàng cần có những phương pháp áp dụng nhất định. Dưới đây là các phương pháp quản lý thông dụng, bạn có thể lựa chọn một hoặc nhiều phương pháp phù hợp để áp dụng tốt nhất cho kho hàng của mình.

2.1. Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

Phương pháp LIFO FIFO trong quản lý kho hàng

FIFO và LIFO là hai thuật ngữ sử dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. Phương pháp này nếu tận dụng hợp lý sẽ mang lại hiệu quả rất cao trong quản lý kho hàng.

  • FIFO (first in – first out ) có nghĩa là hàng hóa nhập vào trước và xuất ra trước. Đây là một chiến lược tuyệt vời nếu sản phẩm của bạn có hạn dùng giúp doanh nghiệp không bị thua lỗ vì hàng hóa sẽ hết hạn, bị lỗi hay không còn công nghệ mới nhất. Những mặt hàng có hạn sử dụng và dễ hư hỏng như là thực phẩm, quần áo, bánh kẹo, sữa,…nên các loại hàng hóa này đều phải xuất kho cho các mặt hàng được nhập kho trước.
  • FIFO (first in – first out) có nghĩa là hàng hóa nhập vào trước sẽ xuất ra trước. Đây là một chiến lược tuyệt vời nếu sản phẩm của bạn có hạn dùng ngắn hạn, hàng thời trang theo mốt, hàng điện tử phiên bản mới,… Giúp doanh nghiệp không bị thua lỗ vì tình trạng hết hạn, bị lỗi thời hay không còn công nghệ mới nhất. Những mặt hàng thường áp dụng phương pháp này là thực phẩm, quần áo, bánh kẹo, sữa, điện thoại,…
  • LIFO ( last in, first out ) là phương pháp nhập sau nhưng xuất trước ưu tiên cho những loại hàng hóa mới nhập vào kho sau và xuất ra trước. Phương pháp này đảm bảo hàng hóa không bị mất giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những hàng hóa đồng nhất trong ngành xây dựng như than đá, cát, gạch,…

2.2. Quy hoạch kho theo từng khu vực

Phương pháp quy hoạch kho theo từng vùng nên được triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian cho việc sắp xếp và xuất nhập hàng vào ra kho về sau. Việc áp dụng phương pháp này vào quản lý kho hàng tạo nên một quy trình làm việc khoa học và tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Không gian kho được bố trí phân chia từng khu vực gọn gàng nên việc sắp xếp và tìm kiếm dễ dàng hơn. Bên cạnh đó giúp hàng hóa không bị lẫn lộn và không thất lạc khi lưu trữ trong kho để tránh những tổn thất không đáng có.

2.3. Sắp xếp theo mã SKU

SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit được hiểu là mã hàng hóa. Việc sắp xếp theo mã SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng và tính chất để đặt tên cho hàng hóa bằng các chuỗi ký tự (chữ và số). Chỉ cần nhìn vào chuỗi ký tự sẽ có thể xác định được ngay vị trí đã sắp xếp hàng. SKU chính là chìa khóa dẫn đến một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt mà bạn không phải tốn nhiều công sức và thời gian tìm kiếm hàng hóa. Mỗi SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho các việc xuất chứ không bao gồm các hàng hóa đang dự định nhập vào kho.

Ví dụ, một sản phẩm giày bata được lưu trong kho tại khu B, tầng 3 ô 20, màu xanh dành cho nam ta, có thể đặt mã SKU là B320XNa. Cách đặt tên này không theo một tiêu chuẩn nào. Doanh nghiệp của bạn có thể linh hoạt đặt theo mô hình của mình, sao cho khi nhìn vào mã SKU sẽ hiểu ngay đang nói đến loại hàng hóa nào, được sắp xếp ở đâu.

2.4. Lập sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý hàng hóa là một bản vẽ thu nhỏ hệ thống kho hàng để khi nhìn vào bạn dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa có trong kho. Sơ đồ quản lý kho có vai trò rất quan trọng. Căn cứ vào sơ đồ, người chủ doanh nghiệp có những kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch kho để khai thác triệt để đối với kho hàng.

2.5. Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Mỗi thẻ kho dùng cho một vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho. Nhiều thẻ kho gộp lại sẽ thành một quyển gọi là sổ kho. Một mẫu thẻ kho thể hiện các nội dung như thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng tồn trong kho và chữ ký của người chịu trách nhiệm. Mẫu thẻ kho phải theo mẫu của bộ Tài chính ban hành. Khi hàng hóa được xuất nhập liên tục với các mặt hàng khác nhau thì thẻ kho phải liên tục cập nhập thường xuyên để số liệu thống nhất. Việc quản lý bằng thẻ kho giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được tình hình xuất nhập hàng để có chiến lược kinh doanh thích hợp.

2.6. Dán nhãn trên từng lô hàng/ mã vạch

Mỗi loại hàng hóa được lưu trữ trong kho đều phải được dán nhãn và đặt tên để phân biệt. Ngoài ra bạn có thể sử dụng mã SKU đã nêu trên kết hợp với việc dùng thêm hệ thống máy quét mã vạch.

Khi hàng hóa được nhập vào kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập. Thông qua phiếu nhập sẽ lưu trữ các thông tin liên quan đến sản phẩm.

2.7. Kiểm tra kho thường xuyên

Đây được xem là phương pháp cơ bản nhưng lại đem hiệu quả rất tốt. Việc kiểm tra kho được đề xuất là 3 tháng hoặc 6 tháng/lần. Nếu doanh nghiệp có điều kiện có thể thực hiện kiểm tra thường xuyên hơn để việc quản lý hàng hóa tốt hơn. Kho có diện tích càng lớn thì càng mất nhiều thời gian và nhân lực để kiểm tra.

2.8. Lắp đặt camera quan sát

Camera an ninh giám sát kho 24/24

Đây là một nguyên tắc bắt buộc để việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn. Bởi vì chủ doanh nghiệp thông qua camera để theo dõi từ xa các công việc ở kho trong khi không thể trực tiếp đến kho thường xuyên. Nếu không may xảy ra mất trộm, hư hại đồ đạc, đột nhập,… có thể trích xuất hình ảnh từ camera để điều tra lại, giảm tránh thiệt hại.

2.9. Cẩn thận trong khâu tổ chức nhân sự của kho

Tổ chức nhân sự trong kho là một khâu rất quan trọng quyết định đến hiệu quả vận hành công việc trong kho. Khi tuyển nhân viên kho, doanh nghiệp của bạn phải chọn lựa những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy. Việc tổ chức đội ngũ nhân viên quản lý kho hàng quyết định đến 50% sự thành công của doanh nghiệp tại kho.

2.10. Mua phần mềm quản lý

Diện tích kho của các doanh nghiệp thường rất lớn nên việc quản lý kho sẽ có rất nhiều khâu. Vì vậy doanh nghiệp cần mua một phần mềm quản lý kho để công việc được xử lý nhanh hơn. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng trong việc kiểm soát xuất nhập, tình trạng hàng hóa, thông tin hàng hóa,.. tiết kiệm được thời gian và có độ chính xác cao hơn quản lý thủ công.

Tuy nhiên, việc sử dụng những phần mềm quản lý thường sẽ phải trả một chi phí khá cao nên bạn cần tìm hiểu thật kỹ trước khi mua phần mềm.

2.11. Sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hóa

Đây là phương pháp thuê một đơn vị kho chung để lưu trữ hàng hóa, như vậy việc quản lý kho hàng sẽ thuộc về trách nhiệm của họ. Phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn nhờ tốn ít ngân sách, có thể kiểm soát kho từ xa, không cần tốn nhiều nhân sự. Doanh nghiệp chỉ cần vận chuyển hàng hóa mình đến nơi đã thuê mà không phải mất chi phí xây dựng kho, thuê nhân viên, phí sửa chữa mà đã được dịch vụ lưu trữ chi trả. Doanh nghiệp chỉ cần có hợp đồng thuê kho để lưu trữ hàng hóa, các công việc khác đã có dịch vụ lưu trữ đảm bảo diễn ra thuận lợi mà bạn không cần lo lắng.

3. Lưu ý trong quá trình quản lý hàng hóa

    • Cần phải cẩn thận trong mọi công việc, đảm bảo chính xác và đúng trình tự, minh bạch.
    • Chắc chắn rằng hệ thống an ninh kho luôn 24/24 để bảo vệ an toàn cho hàng hóa trong kho.
    • Đội ngũ nhân viên quản lý kho phải làm đúng nhiệm vụ và thật cẩn trọng trong công việc để tránh phạm lỗi.
    • Nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ cần phải ký hợp đồng, đọc thật kỹ các điều khoản trước khi ký kết.
    • Đề phòng các trường hợp tiếp cận kho bất thường để tránh các sự cố xấu xảy ra cho kho hàng.
    • Việc xuất nhập hàng cần phải rõ ràng phải, có kế hoạch và thông báo mới được xuất nhập hàng ra vào kho.
    • Cập nhật dữ liệu thông tin hàng hóa trong kho thường xuyên và liên tục để có những phương án kinh doanh phù hợp cho kho.
    • Kiểm soát tốt các hàng hóa đang bán chạy và hàng hóa còn tồn đọng, giúp tối ưu hiệu quả bán hàng của bạn cũng như để quá trình quản lý kho hiệu quả hơn.
    • Cần phải tích hợp hiệu quả giữa các bộ phận bán hàng, kế toán, nhà quản lý. Mỗi bộ phận đều có số liệu nhất định về kho nên phải kết hợp hiệu quả các bộ phận để số liệu hàng là chính xác nhất.